ISO 20121: LA GESTIONE DEGLI EVENTI SOSTENIBILI

Cosa sono gli eventi sostenibili? Ogni iniziativa aziendale di sostenibilità è tanto più efficace e completa quanto più viene progettata con la partecipazione attiva degli stakeholder interessati, attraverso partnership di valore con soggetti pubblici e privati e il coinvolgimento della comunità di riferimento.
Tali iniziative dovrebbero essere rese note ai propri dipendenti e ai soggetti esterni al fine di diffondere le idee e generare meccanismi virtuosi di imitazione, nelle altre imprese e tra i diversi stakeholder.

Anche gli eventi possono essere progettati e realizzati in chiave sostenibile e possono essere certificati secondo lo standard internazionale ISO 20121, che definisce appunto i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi.
Lo standard fornisce un modello di riferimento all’interno del quale gli organizzatori di eventi e i loro fornitori possono sviluppare un sistema sostenibile di gestione degli eventi stessi, coinvolgendo le parti interessate e limitando al massimo gli impatti sulla comunità e l’ambiente che possono derivarne.

Eventi ed eventi sostenibili

Per evento la norma intende “un’assemblea programmata nel tempo e nello spazio dove viene creata un’esperienza e/o veicolato un messaggio”. La definizione si applica evidentemente a molte tipologie diverse di eventi: dalla manifestazione sportiva alla fiera, dallo spettacolo di intrattenimento al congresso, al webinar.

Un evento è sostenibile quando è “ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita” (United Nations Environment Programme – UNEP 2009).

ISO 20121: a quali eventi si applica?

Nata sulla base della norma inglese BS 8901, la ISO 20121 costituisce un modello di riferimento flessibile per le organizzazioni che vogliono dimostrare il proprio impegno verso la sostenibilità nella progettazione e realizzazione degli eventi.
La norma può essere infatti applicata a un singolo evento, a una serie di eventi, alle organizzazioni specializzate nella realizzazione di eventi o, ancora, ai fornitori di servizi quali società di catering di allestimenti e anche alle location: quartieri fieristici, centri congressi, alberghi etc.

Furono proprio i Giochi Olimpici di Londra del 2012, anno di emissione della norma, il primo grande evento certificato secondo la ISO 20121, su input del Comitato Organizzatore (LOGOC) di diversi anni precedente.
In Italia, il primo grande evento sostenibile certificato secondo la ISO 20121 è stato invece l’Expo di Milano del 2016.

I Giochi Olimpici e Paralimpici invernali di Cortina 2026 si terranno con riferimento al medesimo standard, prima edizione interamente concepita, pianificata e conclusa – ovvero smantellata – seguendo le raccomandazioni dell’Agenda 2020, la riforma New Norm del CIO e gli obiettivi stabiliti dall’Agenda Globale 2030 per lo Sviluppo sostenibile.

Gli SDG di riferimento

Rispetto ai 17 Sustainable Development Goals promossi dall’ONU, la norma ISO 20121 contribuisce attivamente all’attuazione dei seguenti:

• Obiettivo 3 Salute e benessere
• Obiettivo 5 Uguaglianza di genere
• Obiettivo 6 Acqua pulita e igiene
• Obiettivo 7 Energia pulita e accessibile
• Obiettivo 8 Lavoro dignitoso e crescita economica
• Obiettivo 9 Industria, Innovazione e Infrastrutture
• Obiettivo 10 Ridurre le disuguaglianze
• Obiettivo 11 Città e comunità sostenibili
• Obiettivo 12 Consumo e produzione responsabile
• Obiettivo 13 Agire per il clima
• Obiettivo 16 Pace, giustizia e istituzioni forti

La struttura della norma ISO 20121 si basa sull’High Level Structure comune a tutte le attuali e future norme sui sistemi di gestione e prevede dunque l’integrazione del modello PDCA (Plan, Do, Check, Act) nel ciclo di vita degli eventi, dalla fase di progettazione a quella di esecuzione e successivo reporting.

Gli elementi distintivi della norma

Definizione dei principi di sviluppo sostenibile e della politica. Per la definizione di tali principi, la norma suggerisce di fare riferimento ai seguenti: gestione etica delle risorse (stewardship), inclusività, integrità, trasparenza. Oltre a questi, naturalmente, l’organizzazione ne può implementare altri, magari facendo riferimento alla norma ISO 26001.

• Valutazione degli impatti significativi dell’evento nei tre ambiti della sostenibilità: sociale, ambientale ed economica. Tale valutazione deve prendere in considerazione i riscontri delle parti interessate.
• Definizione di obiettivi e traguardi mirati per ciascuno degli aspetti significativi e prioritari individuati con rilascio chiaro delle azioni, delle tempistiche, delle risorse necessarie per il loro conseguimento e della modalità di valutazione dei risultati.
• Definizione delle modalità di dialogo con i diversi stakeholder attraverso un piano di comunicazione esaustivo per l’intero ciclo di vita dell’evento.
• Organizzazione della supply chain in ottica sostenibile con inserimento di parametri coerenti con i principi e la politica adottata.
• Monitoraggio della performance, sempre con riferimento ai principi e alla politica adottata dall’organizzazione e avendo cura di identificare e gestire correttamente gli insegnamenti di eventi pregressi in modo da sfruttarti utilmente per la progettazione di quelli successivi.

La norma si sofferma sull’analisi delle citate tre dimensioni-chiave della sostenibilità, chiarendo come l’impresa, nella pianificazione e nello sviluppo di un evento sostenibile, debba prestare attenzione all’adozione di processi e azioni orientati all’utilizzo efficiente delle risorse, curandosi di ridurre al minimo gli sprechi.

Tali iniziative possono includere anche il noleggio dei beni necessari per l’evento come sedie, tensostrutture, palchi, stand, eccetera, ricorrendo a strutture mobili o costruendone di nuove da destinare alla comunità locale quale eredità dell’evento stesso.

La dimensione sociale di un evento

La tutela e la valorizzazione della dimensione sociale includono da una parte aspetti come la tutela dei diritti delle persone, le pari opportunità, la tutela della salute e della sicurezza dei partecipanti all’evento e dei lavoratori delle imprese coinvolte a vario titolo nell’organizzazione, dall’altra parte implica anche l’impegno a garantire benefici per le imprese del territorio e le comunità circostanti.

Alcune azioni coerenti

• favorire i fornitori di servizi o produttori del territorio o, ancora, optare per prodotti IGP locali o a chilometro zero
• ridurre lo spreco di cibo offerto durante l’evento, attraverso la donazione di quello non utilizzato ad associazioni di volontariato
• favorire partnership con associazioni locali per fornire supporto di varia natura all’evento (es. forme di volontariato e assistenza durante l’evento)
• assicurare il riutilizzo degli asset realizzati per l’evento per dare una seconda vita a tutto quanto realizzato specificatamente per l’evento

La dimensione ambientale

La dimensione ambientale deve concretizzarsi nell’adozione delle migliori pratiche per la gestione delle risorse, cercando di contenere gli impatti generati dall’evento in modo proporzionale e adeguato rispetto alla natura e alla portata dell’evento stesso.

Alcune azioni coerenti

• valutare l’impronta di carbonio dell’evento (carbon footprint) progettando eventi carbon neutral, valutando attentamente la riduzione delle emissioni lungo l’intero ciclo di vita dell’evento stesso e progettando iniziative di compensazione a vantaggio della comunità locale
• valutare l’impronta idrica dell’evento (water footprint) per misurare l’entità degli impatti sulle risorse idriche durante l’evento, promuovere l’efficienza idrica e ottimizzare le risorse idriche
• per le nuove realizzazioni – pensiamo ad eventi importanti come i Giochi Olimpici o l’Expo, ad esempio – progettare e realizzare edifici e altre strutture in linea con i protocolli più qualificati come le certificazioni LEED
• promuovere spostamenti con mezzi elettrici verso il luogo dell’evento, mediante il noleggio di apposite navette o comunque l’uso di mezzi pubblici o, ancora, incentivando e premiando forme di car sharing
• promuovere la scelta e l’utilizzo di materiali riciclabili per gli allestimenti
• promuovere l’impiego di stoviglie biodegradabili
• laddove necessari, posizionare bagni chimici ecologici
• favorire la raccolta differenziata dei rifiuti con cassonetti e contenitori ben identificabili
• utilizzare illuminazione a tecnologia LED nei luoghi dell’evento
• gestire solo inviti e biglietti elettronici, senza necessità di stampe cartacee
• evitare l’utilizzo di plastica o packaging monouso, fornendo ad esempio ai partecipanti gadget come bottigliette riutilizzabili o posizionando dispenser per il rifornimento di acqua

Quali benefici?

Gli eventi rappresentano un’opportunità importante per coinvolgere il pubblico sensibilizzandolo e responsabilizzandolo rispetto alle tematiche di sostenibilità. Gli eventi sostenibili hanno lo scopo di trasferire la cultura della sostenibilità attraverso azioni concrete capaci di richiamare l’attenzione alla responsabilità nei confronti della comunità locale e alla tutela dell’ambiente.

L’adozione della ISO 20121 comporta una serie di benefici per le imprese, sia diretti che indiretti:

• risparmio dei costi conseguenti alla riduzione dei consumi energetici, alla diminuzione dei rifiuti o all’acquisto di prodotti locali
• vantaggi reputazionali derivanti dalla visibilità che un evento etico produce, dimostrando l’impegno dell’azienda sui temi della sostenibilità ambientale e della responsabilità sociale
• promozione di tecniche e tecnologie innovative che aiutano a utilizzare le risorse in maniera più efficiente
• diffusione di una maggiore consapevolezza fra partecipanti, dipendenti, fornitori e nella comunità locale riguardo i benefici di prodotti e servizi eco-compatibili
• benefici sociali per il territorio attraverso la creazione di opportunità di impiego e di business per i fornitori locali
• sviluppo di un approccio sistematico efficiente ed efficace ai principi di sviluppo sostenibile
• implementazione di un sistema di monitoraggio e registrazione delle performance di sostenibilità
• caratterizzazione della catena di fornitura in senso più sostenibile
• aumento della motivazione e della fidelizzazione delle risorse umane impiegate e attrazione dei migliori talenti